← Wróć na stronę główną

Polityka prywatności i informacja o plikach cookie

Serwis xandwork · Obowiązuje od 12 września 2026 r. · Wersja 1.0

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO (rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r.) jest:

Nazwa	kiecana.pl spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
Adres siedziby	ul. Ceglana 5/11, 24-100 Puławy, województwo lubelskie
NIP	716-28-35-425
REGON	521446563
KRS	0000959619
Sąd rejestrowy	Sąd Rejonowy Lublin-Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego
Kapitał zakładowy	5 000,00 zł (wpłacony w całości)
E-mail	m.kiecana@xand.pl
Telefon	698 120 536

We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych możesz napisać na adres m.kiecana@xand.pl lub zadzwonić pod numer 698 120 536. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych — nie mamy takiego obowiązku (art. 37 RODO).

2. Jakie dane przetwarzamy i skąd je mamy

Na stronie nie ma formularza kontaktowego. Dane trafiają do nas wyłącznie od Ciebie — gdy piszesz e-mail, dzwonisz albo przekazujesz nam wizytówkę czy zapytanie ofertowe. Zwykle są to:

• imię i nazwisko,
• służbowy adres e-mail i numer telefonu,
• nazwa firmy, stanowisko, dane do faktury,
• treść korespondencji i informacje, które sam(a) w niej podasz (np. liczba pracowników, liczba wejść, oczekiwania wobec systemu).

Odwiedzenie samej strony nie wymaga podania żadnych danych. O tym, co zapisuje serwer, piszemy w punkcie 10.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Cel	Podstawa prawna
Odpowiedź na zapytanie, przygotowanie oferty i prezentacji	art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania podejmowane na Twoje żądanie przed zawarciem umowy
Zawarcie i wykonanie umowy (wdrożenie, abonament, serwis)	art. 6 ust. 1 lit. b RODO; w przypadku danych pracowników naszego kontrahenta — art. 6 ust. 1 lit. f RODO
Wystawianie i przechowywanie faktur, rozliczenia podatkowe	art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z ustawą o rachunkowości i przepisami podatkowymi
Kontakt handlowy i marketing bezpośredni naszych produktów	art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes; w zakresie wiadomości handlowych wysyłanych elektronicznie działamy na podstawie Twojej zgody (art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej)
Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń	art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes
Zapewnienie bezpieczeństwa i poprawnego działania serwera (logi)	art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes

4. Jak długo przechowujemy dane

• Korespondencja, która nie zakończyła się umową — do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, a potem usuwamy ją lub archiwizujemy bez danych kontaktowych.
• Dane związane z umową — przez czas jej trwania, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń (co do zasady 3 lata dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą, art. 118 Kodeksu cywilnego).
• Dokumenty księgowe — 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
• Logi serwera — do 30 dni, chyba że dłuższe przechowanie jest potrzebne do wyjaśnienia incydentu bezpieczeństwa.
• Dane przetwarzane na podstawie zgody — do jej wycofania.

5. Komu przekazujemy dane

Nie sprzedajemy ani nie udostępniamy danych w celach marketingowych innym firmom. Dane mogą trafić wyłącznie do podmiotów, które obsługują nas przy prowadzeniu działalności, na podstawie umów powierzenia przetwarzania (art. 28 RODO):

• dostawca hostingu i poczty elektronicznej,
• biuro rachunkowe,
• dostawcy usług informatycznych i serwisowych,
• operator pocztowy lub kurier — przy wysyłce urządzeń i kart,
• kancelaria prawna lub firma windykacyjna — gdy dochodzimy roszczeń,
• organy publiczne, jeżeli wystąpią o dane na podstawie przepisów prawa.

6. Przekazywanie poza Europejski Obszar Gospodarczy

Co do zasady nie przekazujemy danych poza EOG. Jeżeli któryś z naszych dostawców (np. poczty elektronicznej) przetwarza dane poza EOG, odbywa się to na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych. Kopię zastosowanych zabezpieczeń udostępnimy na Twoją prośbę.

7. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem danych przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do danych i uzyskania ich kopii (art. 15 RODO),
• sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych (art. 16 RODO),
• usunięcia danych (art. 17 RODO),
• ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
• przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody (art. 20 RODO),
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie — w tym wobec marketingu bezpośredniego, któremu możesz sprzeciwić się w każdej chwili i bez podawania powodu (art. 21 RODO),
• wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania (art. 7 ust. 3 RODO).

Żeby skorzystać z któregokolwiek z tych praw, wystarczy napisać na m.kiecana@xand.pl. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca.

Masz też prawo wnieść skargę do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, jeżeli uznasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem.

8. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne. Bez danych kontaktowych nie odpowiemy na zapytanie i nie przedstawimy oferty; bez danych do faktury nie zawrzemy umowy — w tym zakresie podanie danych jest warunkiem zawarcia umowy.

9. Profilowanie i decyzje automatyczne

Nie profilujemy odwiedzających i nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, o których mowa w art. 22 RODO.

10. Pliki cookie i logi serwera

Zgoda i kategorie

Przy pierwszej wizycie pokazujemy baner zgody. Do czasu podjęcia przez Ciebie decyzji nie uruchamiamy żadnych narzędzi opcjonalnych — skrypty analityczne i marketingowe są w kodzie strony celowo zablokowane i przeglądarka ich nie pobiera. Odmowa jest tak samo łatwa jak zgoda: przyciski „Zaakceptuj wszystkie” i „Odrzuć opcjonalne” mają tę samą wagę, a zamknięcie banera bez wyboru nie oznacza zgody.

Kategorie plików cookie stosowane w serwisie

Niezbędne	Zapamiętanie Twojej decyzji w oknie zgody oraz bezpieczeństwo połączenia. Bez nich serwis nie działa poprawnie, dlatego nie wymagają zgody — podstawą jest art. 398 ust. 4 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Analityczne	Statystyka odwiedzin i sprawdzanie, które treści są przydatne. Wyłączone domyślnie, włączamy je wyłącznie po Twojej zgodzie (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
Marketingowe	Mierzenie skuteczności reklam i dopasowanie przekazu. Wyłączone domyślnie, włączamy je wyłącznie po Twojej zgodzie (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Co zapisujemy na Twoim urządzeniu

Twój wybór zapisujemy w pamięci lokalnej przeglądarki (localStorage), pod kluczem xandwork_cookie_consent. Zapis zawiera zakres udzielonych zgód, sposób ich udzielenia oraz znacznik czasu (data i godzina w formacie ISO 8601) — dzięki temu możemy wykazać, kiedy i na co wyraziłeś zgodę. Dane te pozostają wyłącznie na Twoim urządzeniu, nie trafiają na nasz serwer.

Zapamiętany wybór honorujemy przez 12 miesięcy; po tym czasie zapytamy ponownie. Zapytamy też wcześniej, jeśli zmieni się zakres stosowanych przez nas narzędzi.

Jak zmienić lub wycofać zgodę

Zgodę możesz wycofać w każdej chwili i bez podania przyczyny — wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem działań podjętych przed jego dokonaniem. Wystarczy kliknąć Ustawienia cookies (link jest też w stopce każdej strony) i przestawić wybrane przełączniki. Po odebraniu zgody przeładowujemy stronę, aby usunąć skutki wcześniej załadowanych skryptów.

Co zapisuje serwer

Jak każdy serwer WWW, nasz zapisuje techniczne logi dostępu. Trafiają do nich: adres IP, data i godzina zapytania, adres żądanej strony, typ i wersja przeglądarki oraz adres strony, z której nastąpiło przejście. Logi służą wyłącznie zapewnieniu bezpieczeństwa i diagnozowaniu awarii, nie łączymy ich z innymi danymi i nie wykorzystujemy do identyfikowania osób. Przechowujemy je do 30 dni. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Jak samodzielnie zarządzać cookies

Niezależnie od naszej strony możesz w każdej chwili zmienić ustawienia plików cookie w swojej przeglądarce — zablokować je, usunąć zapisane wcześniej albo włączyć powiadamianie o ich zapisaniu. Szczegóły znajdziesz w pomocy przeglądarki, której używasz.

11. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka (art. 32 RODO): szyfrowaną transmisję, kontrolę dostępu opartą na rolach i uprawnieniach, rejestrowanie operacji na danych, kopie zapasowe oraz zasadę minimalizacji — zbieramy tylko te dane, które są nam faktycznie potrzebne.

12. Dane w systemie xandwork u naszych klientów

Gdy wdrażamy xandwork w firmie, dane pracowników (ewidencja czasu pracy, nieobecności, wnioski urlopowe) przetwarzamy jako podmiot przetwarzający — na polecenie i w imieniu pracodawcy, który pozostaje administratorem tych danych. Zasady określa umowa powierzenia przetwarzania zawierana przy wdrożeniu: zakres i cel przetwarzania, obowiązki bezpieczeństwa, dopuszczalność podpowierzenia, postępowanie po zakończeniu umowy oraz wsparcie w realizacji praw pracowników.

Przy instalacji na serwerze klienta dane w ogóle nie opuszczają jego infrastruktury — nie mamy do nich dostępu poza czynnościami serwisowymi wykonywanymi na wyraźne zlecenie i w uzgodnionym zakresie.

13. Zmiany polityki

Politykę aktualizujemy, gdy zmienią się przepisy albo sposób działania serwisu. Nowa wersja obowiązuje od dnia opublikowania na tej stronie; data obowiązywania i numer wersji są podane na początku dokumentu.